Zaproszenie do składania ofert zakupu i wdrożenia zintegrowanego systemu B2B wraz z modułami

Zamawiający:

VINDICO Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o.

Ul. Marszałkowska 80

00-517 Warszawa

Adres do korespondencji:                                       

Ul. Mickiewicza 18 lok. 35

01-517 Warszawa

Tel./Fax. (022) 402 12 84

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT ZAKUPU I WDROŻENIA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU B2B WRAZ Z MODUŁAMI

KOD CPV: 48000000-8; 80511000-9

Zatwierdzili:

1. Marcin Kopacz – Prezes Zarządu

2. Łukasz Cieślak – Wiceprezes Zarządu

3. Daniel Zabłocki – Wiceprezes Zarządu

Dotyczy:

1. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, 2007 – 2013
2. umowy nr: UDA-POIG.08.02.00-14-176/11-00
3. Projektu: Automatyzacja procesu wymiany informacji pomiędzy VINDICO Doradztwo Gospodarcze Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i współpracującymi kancelariami

Warszawa, 03.09.2012 r.

1. ZAMAWIAJĄCY:

Zamawiającym jest:

VINDICO Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o.

Adres siedziby: Ul. Marszałkowska 80, 00-517 Warszawa

NIP 8862870068

Adres do korespondencji: ul. Mickiewicza 18 lok. 35, 01-517 Warszawa

Tel./Fax. (022) 402 12 84

e-mail: biuro@vindico.pl

2. TRYB POSTĘPOWANIA:

Zamówienie będzie udzielone w trybie zapytania ofertowego.

3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożone zintegrowanego systemu B2B do zarządzania należnościami wraz z modułami tj. wdrożenie właściwej aplikacji integrującej Wnioskodawcę z jego partnerami w zakresie realizowanych wspólnie procesów biznesowych zwanym dalej „Systemem”. Podstawową rolą systemu będzie integracja w zakresie optymalizacji procesu realizacji wspólnych zleceń. Procesy biznesowe realizowane między Wnioskodawcą a Partnerami przebiegać będą w formie elektronicznej, a wymiana danych będzie następować w sposób zautomatyzowany.  Dopuszczalne jest składanie równoważnych, wówczas Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego dostawy, usługi spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

4. SZCZEGÓŁY DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA:

W ramach działania dokonane zostanie wdrożenie systemu informatycznego zarządzania należnościami oraz jego integracja z oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie. Poniesione zostaną nakłady na następujące wartości niematerialne i prawne: 

1. a)Zakup i wdrożenie Systemu wraz modułami dodatkowymi (1 szt.);

Głównym założeniem projektu jest integracja systemów informatycznych obecnych po stronie Wnioskodawcy i Partnerów. Systemy te to:

• po stronie Wnioskodawcy – Program księgowy RAKS – służący do zarządzania w zakresie  finansów i księgowości, program  „klsCRM” służący do obsługi relacji z klientami oraz System zarządzania należnościami wdrażany w ramach niniejszego projektu,
• po stronie partnerów – obecnie wykorzystywane systemy klasy CRM oraz  moduły systemu zarządzania należnościami wdrażane przez partnerów równolegle z niniejszym projektem.

Planowana synchronizacja pomiędzy powyższymi systemami nastąpi w wyniku wdrożenia u Wnioskodawcy Systemu i wdrożenia po stronie partnerów pojedynczych modułów Systemu oraz ich integracji z obecnymi systemami Wnioskodawcy i partnerów. Integracja procesów pomiędzy partnerami w projekcie nastąpi w wyniku wdrożenia równolegle u Wnioskodawcy i partnerów elementów systemu zarządzania należnościami. Dodatkowo nastąpi integracja systemu zarządzania należnościami wdrożonego u Wnioskodawcy z systemami które już wykorzystuje. Integracja systemu zarządzania należnościami z programem księgowym RAKS będzie polegała na stworzeniu mechanizmu importu danych o klientach i  rozliczeniach wierzytelności (w tym terminach ich spłaty oraz naliczeniach odsetek) bezpośrednio do RAKS, w którym następować będzie księgowanie na konta analityczne.

Natomiast połączenie między „klsCRM”, a  systemem zarządzania należnościami dotyczyć będzie współdzielenia informacji o klientach VINDICO oraz ich dłużnikach. System „klsCRM” został stworzony przy użyciu technologii Java J2EE firmy Oracle Corporation (dawniej SUN Microsystems) oraz Famework’a GWT firmy Google Inc. Aplikacja wykorzystuje serwer aplikacyjny GlassFish w wersji 3.1 (dostępny jako open-source). Wykorzystany został także serwer bazy danych firmy MySQL również w wersji open-source.

Wykorzystane technologie są nowoczesne, z dużym potencjałem rozwojowym. Stanowi to gwarancję, iż VINDICO nie wybiera rozwiązania zagrożonego wycofaniem wsparcia przez jego twórcę. W razie potrzeby system będzie mógł być zatem rozwijany w przyszłości.

W wyniku realizacji projektu nastąpi istotna zmiana procesowa w obszarze realizacji procesów pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami. Wprowadzone rozwiązania informatyczne spowodują przedefiniowanie sposobu zarządzania kluczowym dla VINDICO procesem obsługi zleceń windykacji długów. Jego udoskonalenie poprzez zastosowanie zintegrowanego systemu zarządzania będzie miało bardzo istotny wpływ na funkcjonowanie VINDICO. Obecnie istnieją duże trudności w zakresie sprawnego przepływu informacji pomiędzy VINDICO a kancelariami w zakresie realizowanych wspólnie zleceń. Trudności te są wynikiem mało efektywnego sposobu komunikacji jaki są wymian drukowanych dokumentów, wymiana mail, kontakt telefoniczny. Proces przepływu informacji jest zarówno mało wydajny jak i kosztowny (angażuje dużo zasobów kadrowych, wpływa na wysokie koszty za usługi telekomunikacyjne koszty papieru, tonerów). W wyniku realizacji projektu osiągnięte zostaną natomiast istotne oszczędności czasu przy obsłudze poszczególnych zleceń windykacji należności. Zmiana ta będzie miała charakter systemowy i będzie obejmowała pełny zakres realizowanych wspólnie z partnerami czynności związanych z realizacją zleceń.  Połączenie w obrębie jednego systemu wszystkich faz tego procesu (realizowanych zarówno przez Wnioskodawcę jak i Partnerów) zapewni istotne przyśpieszenie przepływu informacji. Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów możliwe będzie uniknięcie błędów powstających przy wielokrotnym wprowadzaniu danych. Dzięki automatycznemu generowaniu dokumentów zwiększy się efektywność firmy. Pracownicy będą mogli maksymalnie wykorzystać czas pracy na pozyskiwanie nowych klientów, przy równoczesnym aktywnym włączeniu się w działania windykacyjne. Planowane przedsięwzięcia będzie innowacją w skali kraju. Konkurencyjne względem VINDICO podmioty co prawda wykorzystują systemy informatyczne w swojej działalności, jednakże żaden z nich nie przeprowadził tak głębokiej integracji poszczególnych faz procesu windykacji – tj. od momentu pozyskania zlecenia, aż po jego rozliczenie.

1. b)Usługi szkoleniowe (3 szt.);

Przewiduje się przeprowadzenie specjalistycznych szkoleń z zakresu obsługi systemu B2B w zakresie:

*Szkolenia podstawowe – 8 godzin (dwa czterogodzinne szkolenia dla 10 użytkowników),

*Szkolenia zaawansowane – 12 godzin (dwa sześciogodzinne szkolenia dla 10 użytkowników),

*Szkolenie administratora – 8 godzin (jedno ośmiogodzinne szkolenie dla administratora systemu).

Projekt uwzględnia implementację Elektronicznej Wymiany Danych w standardzie EDI w relacjach z partnerem. Elektroniczna Wymiana Danych to transfer informacji biznesowych pomiędzy dwiema stronami w formie elektronicznej z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatu. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania minimalizuje się konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych systemów oraz eliminuje błędy mogące wystąpić przy wprowadzaniu danych.

W przypadku współpracy Wnioskodawcy z partnerami rozwiązanie to będzie miało zasadnicze znaczenie. Elektroniczna wymiana danych będzie miała miejsce na etapie wspólnego prowadzenia zleceń i przyczyni się do:

*Przyspieszenia procesu – wyeliminowana zostanie konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemu.

*Wyeliminowania błędów – dzięki wdrożeniu EDI nie będzie ryzyka popełnienia błędu na etapie wymiany informacji. Obecnie oprócz tego że jest to proces długotrwały to jeszcze obarczony sporym ryzykiem pomyłek np.: brak aktualizacji informacji na temat stanu sprawy może decydować o skuteczności procedury. System ułatwiał będzie wzajemne rozliczenia. Będzie również umożliwiał wymianę dokumentów księgowych w  standardzie EDI pomiędzy Wnioskodawca a kancelariami.

Wdrożenie systemu zarządzania należnościami przewiduje integrację danych finansowo-księgowych z systemem księgowym „RAKS” Wnioskodawcy. Wszystkie punkty integracji danych systemów: „klsCRM”<=>”system”; „system”<=>” system”; „system”=>”RAKS” odbywać się będą przy zachowaniu standardów elektronicznej wymiany danych EDI. Wymiana informacji następuje przez pliki tekstowe w formacie csv, gdzie separatorem tekstu jest znak ’;’, strona kodowa „UTF-8”. W niektórych przypadkach wymiana danych następuje na poziomie baz danych poprzez skrypty i procedury języka SQL.

Wnioskodawca zakupił i wdrożył system wspomagania zarządzania finansami RAKS oraz oprogramowanie do obsługi relacji z klientami – system „klsCRM”

Zakres programu księgowego RAKS obejmuje następujące moduły:

• Finanse i Księgowość – Moduł Księga Handlowa realizuje wszystkie operacje księgowe, począwszy od tworzenia planu kont i łatwego księgowania dokumentów, poprzez rozrachunki i rozliczenia, aż po automatyczne sporządzanie pełnej tabeli bilansowej i rachunku zysków i strat, deklaracji oraz różnego rodzaju zestawienia i raporty, program współpracuje z niektórymi bankowymi systemami rozliczeniowymi Home Banking.,
• Sprzedaż – Moduł służy do wystawiania faktur. Współpracuje automatycznie z modułem Księga Handlowa,
• Kadry i Płace – Moduł jest wykorzystywany do prowadzenia kartoteki pracowników i wyliczeń list płac, generowania umów o pracę i cywilnoprawnych. Współpracuje automatycznie z modułem Księga Handlowa

System klsCRM ma za zadanie wspierać procesy sprzedaży i kontaktów z klientami.

Systemy te są wystarczające w zakresie obsługi klientów VINDICO. Niniejszy projekt nie ma więc na celu optymalizacji procesów związanych ź obsługa klientów. System wdrażany w ramach projektu ma na celu przede wszystkim optymalizację współpracy z współpracującymi kancelariami w celu usprawnienia wzajemnego przepływu informacji na temat realizowanych wspólnie zleceń. Wyżej wymienione programy nie pozwalają na automatyzację tego procesu.

W ramach tego etapu zrealizowane zostaną m.in. prace wdrożeniowe po stronie Partnerów. Wydatki z tym związane nie są kosztem kwalifikowanym w ramach projektu.

5. OFERTY CZĘŚCIOWE:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

6. INFORMACJA O OFERTACH WARIANTOWYCH:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

7. INFORMACJA O PODWYKONAWCACH:

Zamawiający nie dopuszcza możliwości zlecania części zadań podwykonawcom.

8. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. a) są osobami fizycznymiprowadzącymi działalność gospodarczą lub osobami prawnymi,

1. b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny,
2. c) posiadają wykwalifikowaną kadrę i środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego,
3. d) legitymują się certyfikatem lub innym dokumentem uprawniającym do instalacji, wdrażania i szkolenia w zakresie oferowanego systemu, wydanego przez producenta,
4. e) Wykonawca jest związany ofertą przez 14 dni od upływu terminu składania ofert.

9. WYKAZ DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY

*ofertę wraz z załącznikami

*NIP

*REGON

*warunki realizacji i gwarancji działania zamówienia

10. WARUNKI SKŁADANIA I WYBORU OFERT:
11. a) kryteria oceny ofert – cena 100%

Zamawiający dokona wyboru najlepszej oferty, analizując najważniejsze kryterium wyboru tj. cenę oraz biorąc pod uwagę warunki realizacji i gwarancji działania zamówienia.  Sposób obliczania ceny: oferowana cena powinna być obliczana z uwzględnieniem wszelkich kosztów związanych z zakupem i wdrożenie systemu wraz modułami dodatkowymi. Cena powinna być skalkulowana w oparciu o pełen pakiet programu oraz jego późniejszą obsługę w okresie gwarancyjnym, program szkoleń będące załącznikiem niniejszej oferty. Koszt szkoleń  powinien obejmować przygotowanie materiałów, przeprowadzenie szkolenia, dojazd do Zamawiającego. Kosztorys ofertowy zgodny z oferowaną ceną będzie stanowił załącznik do umowy z Wykonawcą. Ceny należy podawać w PLN w rozbiciu na: cenę brutto, netto, oraz podatek VAT (kwota oraz stawka podatku). W razie wystąpienia w trakcie realizacji zamówienia konieczności przeprowadzenia dodatkowego zamówienia, niewyszczególnionych w przedmiarze cena będzie obliczana wg zasad podanych powyżej.

Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą:

                C min

Pn = —————– x 100

                C n

C min – cena minimalna w zbiorze

C n– cena oferty badanej

Pn – ilość punktów przyznana ofercie

26. b) termin składania ofert – 26.09.2012 r.

1. c) terminrealizacji usługi – 01.10.2012-31.01.2013 r.
2. d) sposób składania ofert – oferty należy składać w formie pisemnej

* na adres korespondencyjny: ul. Mickiewicza 18 lok. 35, 01-517 Warszawa

* e-mail: biuro@vindico.pl

Oferta powinna być opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz podpis oferenta. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera, poczty elektronicznej, bądź też dostarczona osobiście do siedziby Zamawiającego.

1. e) Zamawiający dokona wyboru oferty nie później niż po upływie 2 dni roboczych od terminu składania ofert.

1. f) Zamawiający działając na podstawie art. 92 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych( t.j Dz.U. z 2010r. Nr 113 poz.759 z późn.) poinformuje pisemnie zwycięzcę i zamieści informację na stronie internetowej VINDICO.
2. e) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. g) Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. h) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

11. DODATKOWE INFORMACJE:

Informacji o zapytaniu ofertowym udziela Daniel Zabłocki nr tel. 696115643 lub mail’owo: biuro@vindico.pl

Załącznik nr 1 do Zapytania

Miejscowość ……………………… data…………………

Formularz ofertowy

Pieczęć Wykonawcy

Nazwa i adres Wykonawcy:

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

Tel. ………………….……… Fax …………..…….……………e-mail ……………………………..

Odpowiadając na zapytanie ofertowe na zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu  B2B  wraz z modułami

oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę w PLN:

Wykaz wykonanych zamówień podobnych do oferowanego systemu B2B

Zobowiązuję się dostarczyć przedmiot zamówienia, zgodnie z Zapytaniem Ofertowym, za cenę:

Wartość netto ……………………………………………………………………………… zł

(słownie ………………………………………………………………………………………)

podatek VAT ………………………………………………………………………………. zł

(słownie ………………………………………………………………………………………)

wartośd brutto …………………………………………………………………………… zł

(słownie ……………………………………………………………………………………..),

Oświadczamy, że:

• zapoznaliśmy się z treścią zapytania,
• oferowane oprogramowanie spełnia wszystkie wymagania bezwzględne zawarte w Zapytaniu Ofertowym,
• pozyskaliśmy wszelkie informacje i materiały niezbędne do sporządzenia oferty,
• akceptujemy wskazany w Zapytaniu Ofertowym czas związania ofertą,
• zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w Zapytaniu Ofertowym, w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
• pod groźbą odpowiedzialności karnej oświadczamy, że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień otwarcia ofert (art. 233 k. k).
• ubiegając się o zamówienie nie naruszamy art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), tzn.

– nie pełnimy wobec Zamawiającego funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

– pozostajemy z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który nie budzi uzasadnionych wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności nie pozostajemy w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Załącznikami do niniejszej oferty są:

1. Wyciąg lub odpis z KRS lub wydruk z CEIDG
2. Opis zakresu szkoleń
3. Opis doświadczenia wykładowcy (lub życiorys zawodowy).

………………………………..

podpis osoby uprawnionej

do reprezentowania Wykonawcy