Polityka prywatności

Obowiązek Informacyjny z zakresu stosowania RODO
w spółce Vindico Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o.

Szanowni Państwo,
w związku z wejściem w życie z dniem 25 maja 2018r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE i tym samym obowiązkiem informacyjnym spoczywającym na Spółce - informujemy, że:

I. Tożsamość Administratora

Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Vindico Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o., wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 285859, z siedzibą Ul. Przasnyska 6a, 01-756 Warszawa, NIP: PL 8862870068; REGON 020578344, Kapitał zakładowy 440.000,00 zł; Kapitał zapasowy 319.288,10 zł.

II. Dane kontaktowe Administratora

Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail: … lub pisemnie na adres: ul. Przasnyska 6a, 01-756 Warszawa.

III. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe zawarte w korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczyła korespondencja lub spraw z nią związanych. Podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora ( art. 6 ust. 1 f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku ze świadczonymi przez niego usługami. Administrator przetwarza jedynie dane osobowe potrzebne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym. Administrator może żądać podania danych osobowych i w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne do obsługi danej sprawy, której dotyczy kontakt. W takim przypadku również podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Administratora tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na konieczności załatwienia zgłoszonej sprawy związanej ze świadczeniem usług.

Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu i w zakresie niezbędnym dla zawarcia i realizacji zawartych z Administratorem umów oraz realizacji zleconych usług, ewidencji zawartych umów, kontaktu z Państwem w związku z realizacją umów i świadczeniem usług, do celów archiwalnych dotyczących informacji o obsłużonych Klientach, rozliczenia zawartych umów, a także dla ewentualnej windykacji i dochodzenia roszczeń przed Sądem. W tym przypadku Administrator przekazuje zainteresowanemu, którego dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych najpóźniej w momencie zawierania umowy.

Dodatkowo Państwa dane osobowe mogą być przechowywane i przetwarzane dla celów podatkowych i rachunkowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i konieczności uiszczania stosownych należności publicznoprawnych.

Administrator zbiera dane osobowe również podczas spotkań w siedzibie Spółki, na eventach organizowanych przez Administratora, jak również podczas wymiany wizytówek służbowych, w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego związanego z przedstawianiem aktualnych ofert lub promocji usług świadczonych przez Administratora. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w tym wypadku uzasadniony interes Administratora art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Tak zbierane dane osobowe przetwarzane są w celu dla jakiego zostały zebrane, przy zapewnieniu ich odpowiedniej ochrony.

Administrator może przetwarzać także dane, które nie pochodzą bezpośrednio od osób których dotyczą, a zostały mu przekazane w ramach współpracy z klientami w celu nawiązania i utrzymania kontaktów biznesowych oraz prowadzenia marketingu bezpośredniego.

Administrator przetwarza dane osobowe także w zakresie, w jakim są one udostępniane przez źródła publicznie dostępne, tj. pozyskane m. in. z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).

Administrator informuje, że podanie danych osobowych może stanowić wymóg ustawowy, umowny lub będący warunkiem zawarcia umowy.

W przypadku wyrażenia przez Państwa woli zawarcia umowy z Administratorem – są Państwo zobowiązani do podania danych osobowych, które Państwa dotyczą (stanowi to obligatoryjny warunek zawarcia umowy) i udzielenia zgody na przetwarzanie tych danych w celu realizacji umowy. Niepodanie tych danych osobowych (przed zawarciem umowy) i brak zgody na ich przetwarzanie skutkuje w konsekwencji niemożnością zawarcia umowy.

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody przysługuje Państwu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, przy czym nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania tych danych dokonanego przed wycofaniem zgody.

IV. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą one być ujawnione innym zewnętrznym podmiotom, w tym obsługującym systemy informatyczne używane przez Administratora, a także podwykonawcom i innym podmiotom współpracującym z Administratorem, świadczącym dla niego usługi lub pracownikom, zgodnie z celem ich przetwarzania.

W przypadku konieczności ujawnienia Państwa danych osobowych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, może to nastąpić wyłącznie w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

V. Przekazanie danych osobowych

W przypadku zamiaru przekazania Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, przed ich przekazaniem Administrator poinformuje Państwa o tej okoliczności wskazując warunki tego przekazania.

VI. Środki ochrony danych osobowych

Administrator dokłada wszelkich starań aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W celu zapewnienia integralności i poufności danych osobowych, Administrator oświadcza, iż wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywanie przez nie zadania. Administrator stosuje odpowiednie rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje przeprowadzane na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby upoważnione.

Administrator informuje ponadto, iż podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Państwa dane osobowe. Administrator dokonuje na bieżąco analizy ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych.

VII. Sposób przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe są przetwarzane elektronicznie i ręcznie, także z użyciem środków porozumiewania się na odległość, zgodnie z celem ich przetwarzania.

VIII. Termin przechowywania i przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zawartej z Państwem umowy (na czas zawartej umowy), zleconej obsługi prawnej czy na czas świadczenia usług i ewentualnego dochodzenia roszczeń. W przypadku zaś wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych – do czasu cofnięcia przez Państwa tej zgody.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, Państwa dane osobowe przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie wskazanego okresu dane będą nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

IX. Informacja o przysługujących prawach

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługuje Państwu prawo do:

  • a. żądania od Administratora dostępu do Państwa danych osobowych,
  • b. żądania od Administratora sprostowania, usunięcia niezgodności lub błędów, a także uzupełnienia Państwa danych osobowych,
  • c. żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych,
  • d. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych,
  • e. przenoszenia Państwa danych osobowych, pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora jak i innego podmiotu,
  • f. żądania od Administratora usunięcia Państwa danych osobowych,
  • g. wniesienia skargi do organu nadzorczego

Wystąpienie z żądaniem usunięcia Państwa danych osobowych niezbędnych do wykonania umowy (świadczenia usług) może spowodować jej rozwiązanie, o czym zostaną Państwo niezwłocznie poinformowani.

W przypadku żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na Państwa danych osobowych oraz ich przechowywania, dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania tych danych.

Wnioski o których mowa w pkt a) do g) można złożyć w formie pisemnej na adres siedziby Administratora lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie 1 (jednego) miesiąca od chwili wpłynięcia wniosku - w formie zwykłej pisemnej, z wyjątkiem sytuacji, gdy wniosek został złożony za pośrednictwem poczty elektronicznej i zażądano przekazania odpowiedzi w formie e-mailowej.

X. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator przetwarza także dane osobowe przy użyciu zautomatyzowanych narzędzi podejmowania decyzji, w tym profilowania.