Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwymi kontrahentami? Dokumenty to podstawa.

Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwymi kontrahentami? Dokumenty to podstawa

Każda osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą, marzy o ogromnych zyskach, wielomilionowych kontraktach, nie zważając na przeszkody jakie mogą zachwiać naszymi marzeniami.
Jak więc zabezpieczyć się przed nieuczciwymi kontrahentami, którzy mogą znacząco popsuć nasze plany przy tworzeniu imperium biznesowego?
Powiedzmy, że jesteśmy w grupie przedsiębiorców, którzy nawiązując współpracę weryfikują wiarygodność nowego kontrahenta. Sprawdzamy dane rejestracyjne, opinie w Internecie.
Ale czy to wystarczy?
Niestety nie.

Kolejnym ważnym punktem zabezpieczenia swoich wierzytelności jest pełna dokumentacja.
W dobie elektronicznych faktur, sama faktura nie jest już wystarczającym dowodem w Sądzie.
Podpisana faktura oznacza, że nasz Klient odebrał fakturę i zaakceptował jej kwotę.
Ważnym czynnikiem do wykonania transakcji jest złożenie zamówienia przez Klienta. Radzimy unikać zamówień/domówień telefonicznych(ustnych). Wysłanie maila/faxu trwa chwilę, poprośmy zatem naszego Klienta, aby złożył nam zamówienie pisemne.
Jeżeli firmy nawiązują współpracę mającą na celu wykonanie usługi pamiętajmy o umowie.
Umowa oczywiście w formie pisemnej, podpisana przez obie firmy – i najważniejsze – przez osoby do tego upoważnione !!!

Poszczególne branże dodatkowo „narzucają” rodzaje dokumentów, których musimy pilnować.

SPRZEDAŻ:
· Faktura VAT
· WZ
· Zamówienie
· Dowody wpłat (KP,KW, wyciąg z konta bankowego)

ROBOTY BUDOWLANE:
· Faktura VAT
· Umowa
· Protokół zdawczo-odbiorczy
· Zlecenie
· Kosztorys
· Plan budowy
· Faktura VAT (za towar)
· Dowody wpłat (KP,KW, wyciąg z konta bankowego)

TRANSPORT:
· CRM
· Zlecenie/zamówienie
· Umowa
· List przewozowy
· Faktura VAT
· Zamówienie
· Dowody wpłat (KP,KW, wyciąg z konta bankowego)
· Wezwanie do zapłaty

USŁUGI:
· Faktura VAT
· Umowa
· Zlecenie
· Faktura VAT (za towar)
· Kosztorys
· Dowody wpłat (KP,KW, wyciąg z konta bankowego)

Szanujmy wzajemne biznesowe relacje. Uczciwy partner biznesowy zrozumie, iż taka forma zabezpieczenia będzie najlepszym rozwiązaniem dla obu stron. Oszust, zawsze będzie próbował się z tej sytuacji wykręcić. Oszczędźmy sobie zatem zbędnych problemów.
Pamiętajmy jednak, iż każdy z nas może paść ofiarą oszustwa. Nawet nasz uczciwy partner biznesowy.
Przed Sądem dowód w postaci samej faktury będzie zdecydowanie niewystarczający. Nie należy opierać się na przesłankach, iż z danym klientem współpracowaliśmy wiele lat i cała procedura handlowa opierała się na ustaleniach ustnych. Z tychże powodów nie dość, że istnieje większe ryzyko iż dłużnik zakwestionuje prawdziwość faktury to i prawdopodobnie Sąd powoła do tego świadków.
W biznesie nie ma miejsca na sentymenty. Powinniśmy o tym pamiętać i stosować podobną zasadę jak w kierowaniu pojazdem, stosować „zasadę ograniczonego zaufania”.
Pamiętajmy, że jeśli sami nie zadbamy o nasze interesy, to nikt inny za nas tego nie zrobi.

 

Vindico.pl - Kontakt